Algemene voorwaarden

Laatst geüpdate op 14 februari

I. – Toepassingsgebied

Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen de beroepsbeoefenaar AXENTIS BV waarvan de zetel/het kantoor is gevestigd in 3650 Dilsen-Stokkem, Kerkstraat 6/A, ingeschreven bij het Institute for Tax Advisors & Accountants (ITAA) onder erkenningsnummer 52.361.105 en geregistreerd is bij de KBO onder het nummer 0860.339.817 en de cliënt.

Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.

Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden aangesproken voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem werden aanvaard.

II. – Totstandkoming van de overeenkomst

2.1 Aanvang van de overeenkomst

Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan:

• hetzij op het moment dat de door cliënt ondertekende opdrachtbrief door de beroepsbeoefenaar in ontvangst wordt genomen en door hem mede wordt ondertekend;
• hetzij op het moment dat de beroepsbeoefenaar aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de cliënt, indien deze aanvang wegens uitzonderlijke of dringende omstandigheden op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden.

Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief voor zover deze contractuele documenten aan de cliënt werden overgemaakt.

2.2I. Eventuele overdracht van de overeenkomst

In geval van overdracht van deze overeenkomst, met name ingevolge een overdracht van cliënteel, aan een door het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants) (hierna ‘het ITAA’) erkende rechtspersoon, licht de beroepsbeoefenaar de cliënt uiterlijk binnen vijftien dagen na de overdracht schriftelijk in over de volledige gegevens van de overnemer, met inbegrip van zijn inschrijvingsnummer in het openbaar register van het ITAA.

De cliënt en de beroepsbeoefenaar erkennen en aanvaarden dat de overeenkomst gewoon wordt voortgezet met de overnemer zoals ze oorspronkelijk door de partijen werd gesloten.

III. – Duur en opzegging van de overeenkomst

De beroepsbeoefenaar en de cliënt kunnen te allen tijde deze overeenkomst en/of de aan de opdrachtbrief verbonden mandaten beëindigen door het sturen van een aangetekend schrijven en met inachtneming van de hierna uiteengezette modaliteiten.

De vervanging van de verantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht kan door de cliënt in geen geval worden ingeroepen als wettige grond voor beëindiging van de overeenkomst.

De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

3.1. Recurrente opdrachten

3.1.1. Definitie

Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: alle opdrachten die een repetitief karakter hebben en die dus niet vallen onder de definitie voorzien in punt 3.2.1 van ‘niet-recurrente opdrachten’.

3.1.2. Duur en einde van de overeenkomst

Tenzij de opdrachtbrief hiervan afwijkt, wordt de overeenkomst voor recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.

Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, middels een opzegging per aangetekende brief.

Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.1 en 4.2) moet de beroepsbeoefenaar die een einde stelt aan de overeenkomst een opzeggingstermijn van drie maanden naleven.

Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.3) moet de cliënt een opzeggingstermijn van drie maanden naleven. Als de cliënt in de beëindiging van de opdracht niet uitdrukkelijk vermeldt dat zij de opzeggingstermijn in acht zal nemen, wordt deze opzeggingstermijn, tenzij door de partijen anders is overeengekomen, vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding gelijk aan een evenredig deel van de erelonen voor de opzeggingstermijn (1/12, 1/6 of ¼ van de jaarlijkse erelonen) die overeenstemmen met de diensten die gewoonlijk door de beroepsbeoefenaar worden geleverd voor een volledig boekjaar of, in voorkomend geval, een kalenderjaar.

Tijdens de opzeggingstermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en onderhavige algemene voorwaarden onverkort van kracht.

Tenzij de partijen anders beslissen, heeft de beëindiging van het contract, zelfs indien een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, de onmiddellijke stopzetting tot gevolg van de diensten van de beroepsbeoefenaar voor de voorbereiding van de jaarrekening van het boekjaar dat voorafgaat aan de beëindigingsdatum.

3.2. Niet-recurrente opdrachten

3.2.1. Bepaling

Onder niet-recurrente opdrachten wordt verstaan: een niet repetitief eenmalige opdracht die na uitvoering ervan afgelopen is.

3.2.2. Duur en einde van de overeenkomst

Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten.

Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen diensten.

In toepassing van art. 1794 oud BW, en desgevallend, in afwijking van art. 2004 oud BW., heeft de cliënt het recht om de overeenkomst  vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan de beroepsbeoefenaar van:

• de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden;
• alles wat de beroepsbeoefenaar bij de uitvoering van de opdracht bijkomend had kunnen verdienen.

Deze schadeloosstelling wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 25 % van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van volledige uitvoering van de opdracht.

3.3. Afhandeling

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde middels het opmaken van een gedateerde en ondertekende inventaris in evenveel originele exemplaren als partijen.

Het einde van de opdracht:

• leidt tot de onmiddellijke intrekking van alle mandaten die zijn verleend voor de indiening van de belastingaangiftes in de personenbelasting, vennootschapsbelasting en btw-aangiftes, neerlegging van de jaarrekening of vertegenwoordiging (vb. elektronisch mandaat voor toegang tot het UBO-register, …);
• vereist dat de cliënt al zijn boekhoudkundige stukken van de beroepsbeoefenaar onmiddellijk terugneemt.

3.4 Erelonen bij forfaitaire facturatie

Het maandelijks forfait blijft verschuldigd tot het einde van de opdracht (met of zonder opzeggingstermijn).

Het lopend jaarlijks/driemaandelijks forfait wordt omgezet in een maandelijks forfait dat van toepassing is tot het einde van de opdracht (met of zonder opzeggingstermijn).

Bij beëindiging van de overeenkomst zal de beroepsbeoefenaar de reeds uitgevoerde werkzaamheden bijkomend kunnen factureren, indien de reeds aangerekende forfait niet voldoende blijkt.

De forfaitaire facturatie omvat de prestaties die tijdens het boekjaar worden verricht.

IV. – Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)

4.1.

In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

• omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen;
• omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroepsnormen en deontologische normen onmogelijk maken;
• (een) kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.2.) en in de opdrachtbrief (zoals, doch niet beperkt tot, de toepassing van de regelgeving of procedures m.b.t. de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten);
• in geval van een insolventieprocedure, ontbinding, collectieve schuldenregeling of kennelijk onvermogen van de cliënt.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, dienen aan de cliënt te worden meegedeeld.

Naargelang de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt.

Wanneer hij de overeenkomst stopzet, wijst de beroepsbeoefenaar de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.

4.2.

In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.

4.3.

De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.1.) en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren.

Hij zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.

V. – Opschorting van de uitvoering van verbintenissen

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten) overeenkomstig artikel 7 hieronder, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

De beroepsbeoefenaar brengt de cliënt hiervan schriftelijk (of per e-mail) op de hoogte.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, werken dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt binnen de drie maanden, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.

Alle kosten en lasten (inclusief boetes en schadevergoedingen) voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt.

De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

VI. – Rechten en plichten van de partijen

6.1. Rechten en plichten van de beroepsbeoefenaar

Uitgezonderd wat de naleving van de wettelijke termijnen betreft, is de verplichting die de beroepsbeoefenaar aangaat ten overstaan van zijn cliënt een inspanningsverplichting. De beroepsbeoefenaar voert met de vereiste zorg de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis.

Hij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische normen en andere beroepsnormen van het ITAA, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

Behoudens afwijking in de opdrachtbrief is de opdracht niet specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

Behoudens afwijking in de opdrachtbrief is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

De cliënt aanvaardt dat de beroepsbeoefenaar voor de uitvoering van zijn opdracht een beroep doet op om het even welke onderaannemer, medewerker.

De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, overeenkomstig de geldende wetgeving, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

6.2. Rechten en verplichtingen van de cliënt

Wat de opdracht die werd toevertrouwd aan de beroepsbeoefenaar betreft, verbindt de cliënt zich strikt tot samenwerking en tot het nauwkeurig en tijdig bezorgen van alle noodzakelijke documenten, gegevens en informatie voor de uitvoering van de opdracht.

De cliënt verbindt zich er bovendien toe om:

• De werkzaamheden die tot zijn verantwoordelijkheid behoren, in voorkomend geval, uit te voeren in overeenstemming met de opdrachtbrief;
• Tijdig de beroepsbeoefenaar op de hoogte te brengen van elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die een invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht;
• De beroepsbeoefenaar correcte, nauwkeurige en bijgewerkte informatie te bezorgen, evenals elke latere wijziging hiervan die gepaard gaat met een eventuele aanpassing van de opdracht van de beroepsbeoefenaar en in het bijzonder, en zonder uitputtend te zijn, wat betreft de aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn geldmiddelen, zijn uiteindelijke begunstigden, en dit ten laatste binnen een termijn van 15 dagen na kennisneming van deze informatie of wijziging ervan door de cliënt;
• Indien de beroepsbeoefenaar dit vraagt hem schriftelijk te bevestigen dat de bezorgde documenten, inlichtingen en toelichtingen correct en volledig zijn;
• Nagaan of de documenten en verklaringen opgesteld door de beroepsbeoefenaar overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem bezorgde informatie en, indien dit niet het geval is, om de beroepsbeoefenaar hier zo snel mogelijk van op de hoogte te brengen.

Indien de cliënt inbreuken begaat op voormelde verbintenissen, wordt de beroepsbeoefenaar vrijgesteld van elke verantwoordelijkheid voor het niet-naleven van de wettelijk opgelegde termijnen, regelgeving en akkoorden voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht vallen.

Bovendien moet de cliënt uiteraard zo snel mogelijk elke wijziging van zijn coördinaten melden aan de beroepsbeoefenaar, alsook alle wijzigingen met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden.

Tot slot verbindt de cliënt zich ertoe om de beroepsbeoefenaar op de hoogte te brengen van elke wanbetaling, vanaf de eerste achterstallige betaling, ten aanzien van elke fiscale of sociale administratie of om het even welke andere schuldeiser.

6.3. Herroepingsrecht van de cliënt (indien van toepassing)

De cliënt – voor zover deze een consument is in de zin van de wet ter bescherming van de consument – beschikt over een bedenktijd van 2 weken te rekenen vanaf de ondertekening van de opdrachtbrief waarin hij op elk moment een einde kan maken aan de contractuele relatie zonder enige kennisgeving of schadevergoeding.

6.4 Verbod op afwerving

De cliënt en de beroepsbeoefenaar verbinden er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 24 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van de andere partij, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord tussen partijen.

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 15.000,00  EUR.

VII. – Erelonen

7.1. Bepaling van de erelonen en kosten

De erelonen en kosten worden vastgesteld in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.

De erelonen en kosten zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

7.2. Betalingsvoorwaarden

Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 15 dagen na factuurdatum.

Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot:

• een intrestvergoeding gelijk aan deze bepaald in artikel 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 2 augustus 2002,
• een conventionele schadevergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt bepaald op 10 % van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250,00 EUR.

Elke vertraging die niet toe te schrijven is aan de beroepsbeoefenaar bij de uitvoering van zijn opdracht vormt geen reden tot het niet-factureren van de maandelijkse forfaitaire facturatie.

7.3. Voorschotten

De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.

7.4. Betwisting van staat van kosten en erelonen

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 8 dagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar. Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten.

VIII. – Aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar

8.1 Beperking van de aansprakelijkheid

De beroepsbeoefenaar ziet ertoe dat de diensten worden geleverd in overeenstemming met de deontologische normen en andere beroepsnormen van het ITAA en rekening houdend met de geldende wetgeving- en regelgeving die van kracht zijn op het tijdstip van de uitvoering van de overeenkomst.

De beroepsbeoefenaar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen – eventueel met terugwerkende kracht – van deze wettelijke en regelgevende bepalingen.

Bovendien kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de vergissingen en beroepsfouten die door om het even wie zouden zijn begaan voordat de opdrachtbrief van kracht werd.

Tot slot kan, in overeenstemming met het gewoonterecht, de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden ingeroepen voor opdrachten waarvan werd aangetoond dat deze door hem werden aanvaard.

Er wordt van de beroepsbeoefenaar en de cliënt ook gevraagd om wederzijds, en zo veel mogelijk schriftelijk, hun bezwaren, opmerkingen, aanbevelingen en adviezen aan elkaar kenbaar te maken.

De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot de bedragen die door zijn beroepsverzekeringscontract worden gedekt, behalve in geval van een fout begaan met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden of bij de uitvoering van bijzondere opdrachten die door de wet zijn voorbehouden aan bedrijfsrevisoren en gecertificeerde accountants.

8.2 Verzekering van de beroepsbeoefenaar

In overeenstemming met de geldende wetgeving heeft de beroepsbeoefenaar zijn professionele burgerlijke aansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringscontract dat is goedgekeurd door de Raad van het ITAA.

De dekking is beperkt tot de geleden schade en tot maximaal 5 keer het bedrag van de gefactureerde honoraria voor de dienstverleningen die aan de oorsprong liggen van de schade.

Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die door de cliënt gericht zouden worden tegen de beroepsbeoefenaar en/of tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract.

Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.

Behoudens andersluidende dwingende wetsbepaling, geeft de schade voortvloeiend uit (a) een verlies van baten, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de beschadiging van gegevens, of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.

IX.- Plaats van uitvoering van de opdracht en bewaring van stukken

De stukken, boeken en documenten mogen worden verplaatst. De beroepsbeoefenaar mag ze bijhouden voor de tijd die nodig is om zijn opdracht(en) uit te voeren. De cliënt heeft altijd het recht om ze te raadplegen, ofwel persoonlijk ofwel via (een) aangestelde(n) of gevolmachtigde(n), die in het bezit zijn van een schriftelijke volmacht, op voorwaarde dat deze stukken, boeken en documenten eigendom zijn van de cliënt.

Het is de verantwoordelijkheid van de cliënt om de boekhoudstukken en -documenten te bewaren en ze terug te halen zodra de beroepsbeoefenaar hem meldt dat ze beschikbaar zijn. De beroepsbeoefenaar verbindt zich ertoe de boekhoudkundige stukken regelmatig ter beschikking van de cliënt te stellen.

X.- Beroepsgeheim en witwassen

De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigden of werknemers, moeten in het kader van de hen toevertrouwde opdrachten het beroepsgeheim naleven overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Bij wijze van uitzondering ontheft de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme de beroepsbeoefenaar van zijn beroepsgeheim.

De cliënt bevestigt dat hij op de hoogte is van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en verbindt zich ertoe hem onmiddellijk alle in het kader van die wetgeving vereiste informatie en/of documenten te bezorgen.

XI.- Privacy – gegevensverwerking

De cliënt bevestigt dat hij de voorwaarden van de privacyverklaring van de beroepsbeoefenaar met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens aanvaard heeft en dat hij op de hoogte gebracht werd van het feit dat de privacyverklaring op ieder moment kan geraadpleegd worden op www.axentis.be/privacyverklaring en op eenvoudig verzoek per e-mail via info@axentis.be.

XII.- Toepasselijk recht en geschillenregeling

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst.

Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de bevoegdheid van de hoven en de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Tongeren, waar het kantoor van de beroepsbeoefenaar is gevestigd.

Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het ITAA, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.