Vanaf 1 januari 2026 is elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat was voor veel ondernemingen een belangrijke verandering. Met de juiste voorbereiding is Peppol perfect werkbaar in de dagelijkse praktijk.
Bij Axentis hebben we dit traject de voorbije maanden intensief aangepakt. Via klantenseminaries en een reeks praktische begeleidingssessies hebben we onze klanten stap-voor-stap geholpen om Peppol correct te implementeren. Vandaag is ongeveer 85% van onze klanten Peppol-klaar. Een mooie mijlpaal, en vooral een geruststelling voor wie vlot en correct wil blijven factureren.
Wat als een klant nog niet Peppol-klaar is?
Het kan gebeuren dat je als ondernemer perfect in orde bent, maar dat een Belgische btw-plichtige klant nog geen e-facturen via Peppol kan ontvangen. In dat geval mag je als leverancier jouw factuur uitzonderlijk nog op een andere manier bezorgen, bijvoorbeeld via pdf of op papier. Die factuur blijft rechtsgeldig en je voldoet daarmee aan jouw wettelijke verplichtingen. De klant die nog niet Peppol-klaar is, loopt wel het risico op sancties.
Wat als een leverancier nog niet mee is?
Ontvang je nog een factuur op papier of via pdf van een Belgische leverancier, dan ligt de verplichting bij die leverancier. In principe heb je het recht om zo’n factuur te weigeren. In de praktijk is het vaak verstandiger om eerst contact op te nemen en te vragen wanneer een correcte elektronische factuur kan worden bezorgd. De oorspronkelijke factuur hoeft daarbij niet gecrediteerd te worden.
En de btw-aftrek?
De wetgeving vertrekt vanaf 2026 van het principe dat een gestructureerde elektronische factuur de norm is. Toch laat de btw-administratie ruimte via het ‘substance over form’-principe. Dat betekent dat btw-aftrek op een pdf- of papieren factuur mogelijk blijft wanneer er geen alternatief is. Om discussies met de fiscus te vermijden, blijft het aangewezen om leveranciers zo snel mogelijk richting Peppol te laten overschakelen.
Onze aanpak bij Axentis
Peppol is geen doel op zich, maar een nieuwe manier van werken. En daar gaan we bij Axentis consequent in mee. Vanaf 2026 werken wij volledig digitaal. Papieren facturen in kaften, schoendozen of andere creatieve opbergoplossingen nemen we dan niet langer zomaar in behandeling. Wie toch nog met papier aankomt, zal die documenten moeten laten inscannen, met bijkomende kosten tot gevolg.
Geen zorgen: dit is geen strengheid om de strengheid, maar een logische stap. Digitaal werken betekent sneller verwerken, minder fouten en meer tijd voor wat écht telt: advies en begeleiding. En zoals altijd laten we je niet los. We blijven onze klanten actief ondersteunen in deze digitale overstap, met de nodige pragmatiek en een vleugje gezond verstand.
Ben je klant bij Axentis en nog niet Peppol-klaar, of twijfel je over een concrete situatie? Neem gerust contact met ons op. We bekijken samen wat voor jou de juiste aanpak is.