De verplichting om werkende vennoten en helpers te registreren in de KBO bestaat al enige tijd, maar wordt in de praktijk nog opvallend vaak verkeerd toegepast. Niet omdat de regels onduidelijk zijn, maar omdat ze breder spelen dan veel ondernemers denken.
De impact? Fouten die vaak pas zichtbaar worden bij controle — met mogelijke boetes tot gevolg.
Wanneer ben je verplicht te registreren?
De registratieplicht geldt voor ondernemingen actief in:
- de bouwsector (werken in onroerende staat)
- de schoonmaaksector
De nuance zit in de interpretatie.
Van zodra jouw onderneming zelf werken uitvoert aan een gebouw of infrastructuur — zoals plaatsing, installatie of afwerking — val je al snel binnen het toepassingsgebied. Ook wanneer deze activiteiten slechts een beperkt onderdeel van jouw werking zijn.
Dit wordt in de praktijk systematisch onderschat.
Wie moet je registreren?
Een werkende vennoot is elke persoon die:
- aandeelhouder is
- actief meewerkt in de onderneming
- en geen werknemer is
De concrete rol speelt hierbij geen doorslaggevende factor.
Ook vennoten met een administratieve of commerciële functie moeten geregistreerd worden zodra de vennootschap onder de regeling valt.
Voor eenmanszaken geldt een gelijkaardige verplichting voor helpers.
Waar loopt het in de praktijk fout?
We zien steeds dezelfde misverstanden terugkomen:
- “Ik werk niet uitvoerend mee, dus dit geldt niet voor mij”
→ Toch wel. De verplichting wordt bepaald door de activiteiten van de vennootschap.
- Werken via een managementvennootschap
→ Ook hier kan een registratieplicht ontstaan, afhankelijk van de activiteiten.
- Nevenactiviteiten worden onderschat
→ Zelfs beperkte of occasionele werken kunnen voldoende zijn om onder de regeling te vallen.
- Verwarring tussen levering en uitvoering
→ Louter leveren valt buiten scope, maar zodra er ook plaatsing gebeurt, geldt de verplichting wel.
De grens ligt dus sneller bereikt dan vaak wordt aangenomen.
Wat zijn de risico’s?
Vanaf 2025 kunnen administratieve boetes oplopen tot €4.000 per inbreuk.
Daarnaast leidt een foutieve of ontbrekende registratie bij controles vaak tot bijkomende vragen, vertragingen en onzekerheid.
Een correcte registratie vermijdt dus niet alleen boetes, maar ook discussie.
Wat vraagt dit vandaag concreet van jou?
Dit is geen punt om uit te stellen. Neem dit best vandaag even onder de loep:
- Vallen jouw activiteiten (zelfs gedeeltelijk) onder deze regeling?
- Zijn alle werkende vennoten correct geregistreerd?
- Zijn er structuren (zoals managementvennootschappen) die extra aandacht vragen?
Twijfel je op één van deze vragen? Dan is actie aangewezen.
Even aftoetsen?
Ben je niet volledig zeker of jouw situatie correct is ingericht? Dan bekijken we dit best even samen.
Neem gerust contact op met jouw relatiebeheerder bij Axentis. Zo ben je zeker dat alles correct zit — en dat ook zo blijft.